Under 2022 påbörjade Attendo sin resa mot att hitta ett nytt system för att skapa en gemensam, digital arbetsprocess för verksamhetschefer och säljavdelningen. De sökte ett användarvänligt, skalbart system som kunde anpassas efter deras behov. Tidigare använde de post-its och många processer utfördes manuellt, vilket skapade ett tomrum från kundkontakt till placering på en verksamhet.
En annan utmaning var att digitalisera och harmonisera all extern kommunikation. Tidigare skrevs och skickades all e-post manuellt för varje verksamhet, vilket var oerhört tidskrävande med hundratals verksamheter och tusentals kunder. Det fanns ett stort behov av att centralisera denna process.
Med flertalet befintliga systemstöd var det viktigt att nya lösningar upplevdes enkla och skapade mervärde för slutanvändarna.
De hade tidigare gjort ett pilotprojekt för äldreomsorgen i Salesforce men för att gå vidare behövde de hjälp. På rekommendation av Salesforce blev Stretch Customer Attendos nya partner.
Ett stort värde är att datan är överblickbar och tillgänglig på ett helt annat sätt idag. Uppsättningen är mycket mer kraftfull, för att inte nämna användarvänlighet.
– Björn Wäppling, Anbudschef på Attendo
Genomförande och resultat / lösning
Initialt genomfördes en Health Review där vi på Stretch Customer agerar både hantverkare och besiktningsman. Det vill säga att vi, innan vi påbörjar bygget, ser över vad som finns och vad som kan byggas mer effektivt sett till kunders nuvarande processer och framtida behov. Granskningen kom fram till att systemet inte var framtidssäkrat och skalbart, vilket krävde ombyggnad innan ny utveckling kunde påbörjas.
Efter att ha genomfört flera workshops med Stretch, där vi tillsammans analyserade Attendos processer, utmaningar och framtida behov, tog vi fram en roadmap. Implementationerna delades upp i fem separata projekt för att optimera arbetet. Även om vissa affärsområden hade liknande processer, genomfördes projekten i en strukturerad följd med fokus på att behandla varje område individuellt.
- Äldreomsorg / Hemtjänst
Tidigare mottogs alla leads via en central e-postadress och vidarebefordrades manuellt till rätt verksamhet, vilket skapade en tung arbetsbelastning och risk för missade möjligheter. I dag hanteras alla leads i Salesforce, där en automatiserad process tilldelar varje lead direkt till den relevanta verksamheten. Genom realtidsaviseringar säkerställs det att teamet snabbt får kännedom om nya leads, vilket effektiviserar arbetsflödet och förbättrar kundupplevelsen.
- Anbud
Anbudsavdelningen arbetar med upphandlingar mot kommuner och tjänstemän. För att skapa en tydlig översikt över både kommande och pågående upphandlingar satte vi på Stretch upp en process för affärsmöjligheter och kontrakt. Nu har organisationen en heltäckande vy över varje kommun, inklusive framtida affärer, alla avtal och relevanta kontakter.
- Individ & Familj / LSS
Utmaningen var att snabbt och effektivt matcha inkommande förfrågningar med rätt verksamhet. Förfrågningarna kommer både från handläggare och privatpersoner med behov av stöd och hjälp. För att möta detta behov utvecklade Stretch en skräddarsydd matchningskomponent, som möjliggör att specifika krav kan anges och därefter användas för att söka efter verksamheter som har kunskap att stötta deras behov och med lediga platser.
De nya processerna kompletterades med kundresor i kommunikationsplattformen Salesforce Marketing Cloud för att möta både kommersiella och transaktionella behov gentemot leads, kunder, närstående, politiker, tjänstemän, kommuner och landsting samt framtida medarbetare. Idag har verksamheten ett nytt, gemensamt arbetssätt som ökar både effektivitet och kvalitet i hanteringen av leads och kunder. All data finns strukturerad och tillgänglig, vilket ger tydliga insikter om vad som fungerar bra och vad som kan förbättras.
Stretch är otroligt engagerade och kunniga, det har känts tryggt att samarbeta med dem. De har alltid fokuserat på att hitta de bästa lösningarna för oss och har hjälpt oss att se helheten.
– Camilla Borak, Avtalskoordinator på Attendo
Vi på Stretch Customer är väldigt stolta över vårt samarbete med Attendo och ser fram emot att driva nya initiativ tillsammans.
Vilka är Attendo?
Attendo AB är Nordens största omsorgsföretag med över 700 verksamheter och
30 000 medarbetare i Sverige, Finland och Danmark. De erbjuder äldreomsorg, omsorg för personer med funktionsnedsättningar samt individ- och familjeomsorg. Med fokus på kvalitet och innovation stärker de individens möjligheter till ett självständigt och meningsfullt liv.
Vill du ha hjälp med din Salesforce-resa? Hör av dig så kikar vi på hur vi kan hjälpa er!
